- begitu bel telpon berdering, maka segera angkatlah telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan meraih alat tulis serta formulir penerimaan telepon, untuk mengadakan persiapan, barangkali ada pesan/hal yg hrs dtulis atau mslh yg akan dianyakan.
- menjawab telpon hendaknya scr cepat, singkat, jelas, dan hormat, dengan terlebih dahulu memberi ucapan salam penghormatan, serta berikan identitas, mksdnya katakan dimana telpon diterima dengan cara mengucapkan selamat (pagi/siang), menyebutkan nama kantor atau nomor telpon dimana seseorang sedang berada.
- memberikan penjelasan dengan cepat dan sopan apabila: 1) penelpon salah sambung 2) penelpon ingin bicara dengan orang yg sedang tidak ada di tempat 3) penelpon perlu menelpon nomor lain/orang lain. Hendaknya dgn segera dpt memberikan informasi yg dbthkan oleh penelpon atau segera hubungkan dgn orang yg dikehendaki oleh penelpon.
- mencatat segala pesan atau permintaaan penelpon dengan penuh perhatian
- nomor2 tlp, angka2, dan pesan2 penting hrs diulang agar dapat di cek kebenarannya. 1) menutup telpn setelah penelpon memutuskan hbungan terlebih dahulu. 2) hargailah selalu setiap berita, jgn skali-kali percaya bahwa si penelpon akan menelpn lagi.
Sumber: nunung chozanah dan ratu evi zulfika, paket keahlian sekretaris smk tingkat 3, bandung: armico, 2001 p.17
MENANGANI TELEPON KELUAR
- untuk memastikan bahwa nomor yang diinginkan benar, sekretaris hendaknya mencari nomor di buku telepon atau teletex.
- sekretaris hendaknya mencatat semua pokok yang akan disapaikan dan dituis pada block note, sesudah itu diperiksa terlebih dahulu sebelum mengangkat gagang telpn.
- jika salah sambung, segeralah minta maaf.
- apabila berhasil berbicara dengan orang yang dituju, sekretaris harus memperkenalkan diri dan menyatakan maksud menelpon.
- pada akhir pembicaraan, letakkan kembali gagang telepon dengan baik.
Sumber: nunung cchozanah dan ratu evi zulfika, paket keahlian sekretaris smk tingkat 3, bandung: armico, 2001, p.19
